Changer le siège social d’une société: les étapes clés à suivre

Le siège social d’une société est un élément essentiel de son identité juridique. Il est parfois nécessaire de procéder à son changement pour des raisons stratégiques, économiques ou encore organisationnelles. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet sur les démarches à suivre pour changer le siège social de votre entreprise, ainsi que les points clés à prendre en compte.

1. La décision de changer le siège social

La première étape consiste à déterminer les raisons qui poussent l’entreprise à changer son siège social. Il peut s’agir d’une volonté d’améliorer sa visibilité, de profiter d’un environnement économique plus favorable ou encore de répondre à des besoins logistiques et organisationnels.

Il est important de bien réfléchir aux conséquences et aux avantages que ce changement peut apporter, notamment en termes fiscaux et administratifs. N’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé en droit des sociétés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.

2. La préparation du dossier

Une fois la décision prise, il convient de préparer un dossier comprenant l’ensemble des documents nécessaires au transfert du siège social. Ce dossier doit notamment contenir :

  • La nouvelle adresse du siège social
  • Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire (AGE) ayant acté le changement de siège social
  • Le formulaire M2 (déclaration de modification d’une personne morale) dûment rempli et signé
  • Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux, tel qu’un bail commercial ou une attestation de domiciliation
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Certains documents supplémentaires peuvent être exigés en fonction du type de société concernée (SA, SAS, SARL…). N’hésitez pas à vous renseigner auprès du greffe du tribunal de commerce compétent pour connaître les spécificités liées à votre situation.

3. La convocation de l’assemblée générale extraordinaire

Le changement de siège social d’une société nécessite l’accord des associés ou actionnaires, exprimé lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE). Il convient donc d’organiser cette réunion en respectant les règles prévues par les statuts et le Code de commerce.

Pour cela, il est nécessaire d’informer les associés ou actionnaires par écrit (courrier recommandé avec accusé de réception, courriel avec demande d’avis de réception…) en respectant un délai minimal fixé par les statuts. L’ordre du jour doit mentionner clairement la question du changement de siège social et permettre aux participants de se prononcer en toute connaissance de cause.

4. La tenue de l’assemblée générale extraordinaire

Lors de l’AGE, les associés ou actionnaires devront se prononcer sur la proposition de changement de siège social. La majorité requise pour valider cette décision varie en fonction du type de société et des dispositions statutaires :

  • Pour les SARL : majorité des deux tiers des parts sociales
  • Pour les SAS : majorité prévue par les statuts, sans pouvoir être inférieure à la moitié des actions
  • Pour les SA : majorité des deux tiers des actions présentes ou représentées

Il est donc primordial de bien connaître les règles applicables à votre société pour éviter tout litige ultérieur. Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire doit mentionner le résultat du vote et être signé par les membres du bureau.

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5. Les formalités administratives

Une fois la décision validée par l’AGE, il convient d’accomplir les formalités administratives auprès du greffe du tribunal de commerce compétent (celui du nouveau siège social). Pour cela, vous devrez déposer le dossier préparé précédemment, accompagné d’un chèque correspondant aux frais d’immatriculation (variable selon le type de société).

Le greffe procèdera alors à la modification de l’immatriculation de la société au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et informera les organismes concernés (INSEE, URSSAF, impôts…). Vous recevrez un extrait Kbis mis à jour attestant de la réalisation du changement de siège social.

6. La mise à jour des documents officiels

Enfin, il ne faut pas oublier de mettre à jour les documents officiels de la société, tels que les statuts, les contrats commerciaux et les factures. Cette démarche est essentielle pour assurer la continuité des relations d’affaires et éviter tout litige en cas de contrôle fiscal ou social.

Changer le siège social d’une société est une décision importante qui doit être mûrement réfléchie. En suivant ces étapes clés et en vous entourant de conseils avisés, vous pourrez réaliser cette opération en toute sérénité et dans le respect des règles applicables.